La Nota informativa para participantes es un documento preparado para la Secretaría en el que se proporciona información de suma importancia sobre la reunión, incluida información sobre la sede de la reunión, requisitos y procedimientos de inscripción, acreditación de la prensa, información sobre visados y sobre logística, como alojamiento, transporte y acceso a la sede de la reunión. También se proporciona orientación sobre envíos, muestras y distribución de material promocional, exposiciones y eventos paralelos. En la nota también se informa sobre la ciudad anfitriona, su clima y huso horario, voltaje eléctrico y la moneda local y el tipo de cambio.